Text To Columns - Cara Memisahkan Atau Membagi Isi Sel Di Excel

Bagaimanakah cara memisahkan atau membagi isi sel yang tersusun pada sebuah kolom di excel menjadi beberapa kolom?

Secara umum, ketika Anda memakai excel, ada kalanya Anda ingin memisahkan isi sebuah sel excel ke dalam beberapa kolom berbeda menurut aksara atau tanda baca tertentu, contohnya spasi ( ), koma (,), Titik koma (;), strip (-) dan lain sebagainya.

Kasus semacam ini terjadi misal ketika anda mendapat sebuah file yang memuat data daerah dan tanggal lahir menjadi satu pada sebuah kolom tertentu. Kemudian anda ingin memisahkan daerah dan tanggal lahir tersebut pada kolom berbeda sehingga sanggup dipakai sebagai contoh untuk menghitung umur atau untuk keperluan lainnya.

Kasus lain contohnya anda mendapat sebuah file hasil import dari sumber lain dalam format CSV (Comma Separated Values) dimana warta atau data pada file berformat csv biasanya berada dalam 1 kolom lalu anda ingin membagi atau memisahkan warta pada file tersebut ke dalam beberapa kolom berbeda sehingga data yang anda olah akan lebih gampang untuk di urutkan (Sorting), di filter menurut kriteria tertentu atau melaksanakan analisa lebih lanjut dari data tersebut.

Untuk kebutuhan semacam ini Microsoft Office Excel telah menyediakan fitur khusus yang disebut dengan Text to Columns.

Lalu bagaimana cara memakai Text to Columns pada excel? Mari kita pelajari bersama.

1. Cara Split Cell dengan Text To Columns
2. Memisahkan Isi Sel Berdasarkan Delimiter/Tanda Pemisah
3. Memisahkan Isi Sel Berdasarkan Jumlah Karakter

Cara Split Cell di Excel Dengan Fitur Text To Columns

Text to Columns pada excel yaitu sebuah fitur yang dipakai untuk membagi atau memisahkan isi sebuah sel menjadi 2 kolom atau lebih menurut tanda pemisah atau pembatas (delimiter) tertentu semisal koma(,), titik koma(;), strip(-) dan spasi( ) atau memisahkannya menurut panjang aksara tertentu (fixed length).

Contoh kasus yang sudah pernah kita bahas contohnya yaitu dipakai untuk memisahkan nama depan dan nama belakang di excel.

Dengan Fitur Text to Columns ini akan memungkinkan anda untuk membagi sebuah sel menurut 2 kriteria utama:

1. Memisahkan sel menurut tanda pembatas tertentu (delimiter).
2. Memisahkan sel menurut panjang/lebar teks tetap (fixed width).

Berikut klarifikasi lebih lanjut mengenai cara untuk membagi sel menurut kedua kriteria tersebut.

Memisahkan Isi Cell Berdasarkan Delimiter

Sebagai contoh contohnya anda mempunyai sebuah data pemesan barang menyerupai berikut ini:



Dari data tersebut, terlihat bahwa kolom pertama merupakan data pemesan terdiri yang tersusun dari nama pemesan, alamat dan tanggal traksaksi pesanan yang dipisahkan oleh aksara atau tanda baca koma(,). Sedangkan kolom kedua berisi jumlah pesanan barang.

Dari data pesanan ini kita ingin memisahkan atau membagi isi setiap sel pada kolom pemesan sehingga terpisah ke dalam beberapa kolom menurut tanda pembatas koma tersebut.

Cara memakai fitur Text to columns untuk membagi sel atau kolom tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Pastikan dimana anda akan meletakkan hasil pemisahan data. Jika sesudah sel atau kolom yang akan anda bagi ada data pada kolom lain yang dilarang ditindih, maka sisipkan sejumlah kolom untuk menampung hasil pemisahan sel. Sebagai contoh hasil pemisahan sel akan aku letakkan mulai sel B2 sehingga aku menyisipkan 4 kolom komplemen dan memberi nama kolom sesuai kebutuhan seeperti berikut:
   
   
   
   *Tahap ini sanggup anda lewati bila pada kolom sebelah data yang akan anda pisahkan tidak ada data lain yang mungkin akan tertimpa.
2. Seleksi atau pilih sel-sel yang ingin Anda pisahkan, pada contoh ini yaitu range A2:A12, lalu pilih sajian Text to columns yang ada di Tab Data--Group Data Tools.
   
   
3. Selanjutnya akan muncul kotak obrolan Convert Text to Columns wizard menyerupai berikut ini:
   
   
   
   Proses pemisahan atau pembagian sel dengan Text to Columns ini ada ada 3 Tahap (step). Pada Tahap pertama ini Anda perlu memilih bagaimana sel-sel akan dibagai atau dipisah dalam beberapa kolom. Sebab kita menghendaki pemisahan sel menurut delimiter atau tanda pemisah tertentu (tanda koma) maka pilihlah opsi Delimited menyerupai di gambar contoh atas.
   
   Berikutnya klik Next.
4. Pada Step kedua, Anda akan diminta untuk memilih delimiter atau tanda pembatas apa yang anda gunakan sebagai kriteria pemisahan sel atau kolom tersebut. Opsi delimiter yang disediakan yaitu yang umum dipakai yakni Tab, Semicolon(;), Comma(,), dan Space( ). Jika anda memakai delimiter lain semisal tanda garis miring(/) atau garis tegak (|) masukkan aksara tersebut pada kotak disebelah opsi Other:.
   
   Pada contoh tahap ini pilih koma dan spasi sebagai delimiter serta pastikan kepingan Treat consecutive delimiters as one tercentang dan kepingan Text qualifier menunjukkan petik ganda (") menyerupai contoh, atau silahkan atur sesuai kebutuhan bila Anda memakai data yang berbeda.
   
   
   
   • Treat consecutive delimiters as one: Apabila data Anda mungkin berisi dua atau beberapa delimiter berturut-turut, sebaiknya pastikan opsi ini tercentang.
   • Text qualifier: Gunakan opsi ini ketika beberapa teks diapit dengan tanda kutip tunggal atau ganda, dan Anda ingin kepingan teks menyerupai itu tidak dipisahkan.
   • Data preview: Perhatikan kepingan ini sebelum Anda klik NEXT untuk melanjutkan ke step berikutnya untuk memastikan bahwa fitur Text to Columns memisahkan data dengan benar sesuai yang Anda inginkan.
   Untuk melanjutkan klik NEXT.
   
5. Pada Step ketiga, Anda akan diminta untuk memilih format untuk masing-masing kolom hasil pemisahan sel serta memilih dimana hasil pembagian sel akan diletakkan.
   
   
   
   • Column data format: Secara default, Text to Columns menerapakan format general untuk setiap kolom hasil pemisahan data. Pda banyak kasus format general sudah sanggup memnuhi kebutuhan. Namun, untuk beberapa kasus tertentu adakalanya Anda perlu memilih format untuk kolom tertentu.
     
     Jika anda menghendaki beberapa kolom tertentu sebagai hasil pemisahan data tidak ikut di tampilkan, atur kolom tersebut sebagai Do not import column (skip)
   • Destination: Untuk memberi tahu Excel atau Text to Columns di mana Anda ingin menampilkan atau meletakkan hasil pemisahan sel, tulis secara manual atau letakkan kursor lalu pilih sel mana yang ingin anda gunakan. Biarkan saja kepingan ini bila Anda ingin menindih data awal anda dengan data gres hasil pemisahan. Atau tentukan sel lain yang anda kehendaki.
6. Untuk mengakhiri text to Columns wizard ini klik Finish dan perhatikan hasilnya.
   
   

TIPS: Jika hasil text to column belum sesuai dengan yang Anda inginkan, gunakan Menu Undo atau dengan Shortcut Ctrl + Z untuk mengembalikan hasil pemisahan sel ke semula.

Memisahkan Isi Cell Berdasarkan Fixed Width

Jika pada kepingan sebelumnya kita memisahkan isi sel menurut tanda pembatas atau aksara pemisah tertentu. Pada kepingan ini kita akan memakai Fitur Text to Columns untuk memisahkan isi sel menurut jumlah karakter.

Meskipun mungkin jarang dibutuhkan, tidak ada salahnya Anda mempelajari bagaimana cara memakai Text to Columns dengan opsi fixed with ini.

Sebagai contoh contohnya anda mempunyai data nomor ID menyerupai di bawah ini, lalu Anda ingin membaginya menjadi 3 kolom. Kolom pertama mengambil 2 karakter, kolom kedua mengambil 4 aksara berikutnya, dan sisanya untuk kolom ketiga.



Langkah-langkah memakai Text to Columns untuk memisahkan isi sel menurut jumlah aksara yaitu sebagai berikut:

1. Seleksi range data atau kolom yang akan kita pisahkan, lalu aktifkan fitur Text to Column menyerupai cara sebelumnya.
2. Setelah muncul Convert Text to Columns wizard, pilihlah Fixed width untuk memisahkan isi sel menurut jumlah karakter. Selanjutnya klik NEXT.
   
   
3. Pada kepingan data preview, atur pada posisi mana isi sel akan dipisah/dibagi. Klik pada posisi yang anda inginkan dan tambahkan garis pemisah komplemen pada posisi lain bila diperlukan. Untuk merubah posisinya klik dan tahan garis tersebut lalu geser ke kanan atau kekiri sesuai kebutuhan. Untuk meghapusnya gunakan klik ganda pada garis tersebut.
   
   Perhatikan contoh berikut untuk mengatur pemisahan isi sel pada aksara ke-3 dan ke-7.
   
   
4. Jika sudah selesai, Anda sanggup klik Finish untuk mengakhiri pemisahan data atau Klik NEXT bila dibutuhkan untuk mengatur pemformatan dan posisi peletakan hasil pemisahan data menyerupai yang sudah dijelaskan sebelumnya.
   
   

Jika anda mendapat pesan "There's already data here. do you want to replace it" ketika memakai fitur Text to Columns, pesan ini menunjukkan bahwa pemisahan sel akan menjadikan beberapa data lain tertindih, bila Anda yakin proses ini benar silahkan pilih OK atau Cancel untuk mengatur ulang proses pemisahan isi sel.



Jika anda ragu pilih saja OK, toh bila ada yang salah anda sanggup menekan Ctrl + Z untuk mengembalikan data ke semula.

Bagaimana cukup gampang bukan?

Selain memakai fitur Text to Column, bila anda memakai excel 2013 atau excel 2016 sebaiknya anda juga mencoba memakai Fitur Flash Fill yang sanggup juga dimanfaatkan untuk memisahkan isi sel semacam ini.

Kalau dengan rumus excel bagaimana cara memisahkan isi sebuah sel menjadi beberapa bagian?

Location:

Share :