Tutorial Cara Print Di Excel Biar Tidak Terpotong & Rapi

Cara Print Excel - Bagaimana cara mencetak file excel atau print di excel dengan rapi, tidak terpotong dan sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan?

Anda mengalami hasil print out terpotong dan terlalu besar atau sebaliknya terlalu kecil dan tidak full kertas serta duduk masalah umum lainnya ketika nge-print di excel atau mencetak dokumen excel?

Untuk sebagian pengguna microsoft excel, proses mencetak dokumen biasanya menjadi duduk masalah tersendiri sehingga masalah-masalah ketika nge-print file excel di atas lazim terjadi.

Microsoft Excel menyediakan banyak opsi untuk mengatur bagaimana file excel Anda akan diprint atau dicetak. Sehingga tidak hanya sekedar Ctrl + P kemudian Print atau Enter.

Pada tutorial excel kali ini, "" akan memperlihatkan tips bagaimana melaksanakan printout file excel yang benar atau cara mencetak dokumen excel semoga risikonya terlihat rapi dan sesuai dengan yang Anda inginkan.

• Cara Print File Excel
• Tips Sebelum Mencetak Dokumen di Excel
• Menentukan Ukuran Kertas Cetak
• Mengatur Margin Halaman
• Tampilan "Page Layout"
• Mengubah Orientasi Halaman
• Menyesuaikan "Print Area"
• Menyesuaikan "Page Break"
• Mengatur Skala Pencetakan

Cara Nge-Print File di Excel

Untuk mencetak atau print dokumen yang kita buat di excel caranya relatif mudah. Yakni dengan mengaktifkan hidangan perintah Print atau cetak file excel yang terdapat pada backstage view (Klik Tab File) atau cukup dengan memakai Shortcut Ctrl + P.

Backstage view ini gres dikenalkan oleh excel mulai Excel 2010 atau yang lebih gres (Excel 2013, excel 2016).



Pada halaman pengaturan Print diatas ada beberapa opsi yang sanggup Anda sesuaikan, antara lain:

1. Copies: Mengatur jumlah salinan pencetakan file.
2. Printer: Memilih dan Menampilkan jenis printer yang sanggup Anda gunakan untuk mencetak file excel.
3. Mencetak semua atau sebagian lembar kerja.
   
   • Print Active Sheet - Mencetak sheet yang sedang aktif saja.
   • Print Entire Workboook - Mencetak semua sheet.
   • Print Selection - Mencetak sebagian range yang terseleksi saja.
   • Print Selected Table - Mencetak format Tabel Excel yang terpilih.
   
   
4. Pages: Memilih halaman berapa saja yang akan dicetak.
5. Memilih jenis Orientasi halaman (Landscape/Portrait).
6. Memilih jenis ukuran kertas cetak.
7. Mengatur margin atau batas tepi pada kertas cetak.
8. Mengatur skala pencetakan.
   
   • Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bab yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.
   • Fit All Column on One Page - Menyusutkan lebar bab yang dicetak ke dalam 1 halaman saja
   • Fit All Row on One Page - Menyusutkan tinggi/panjang bab yang dicetak ke dalam 1 halaman saja.

Jika pengaturan dan print preview nya sudah sesuai langkah terakhir untuk mencetak file excel yakni dengan menentukan tombol Print.

Memang cukup gampang bukan? Namun untuk menghasilkan tampilan cetak halaman yang rapi dan tidak terpotong tentunya tidak sesederhana itu.

Selanjutnya silahkan ikuti tips-tips cara print excel berikut.

Tips Sebelum Nge-Print di Excel

Berbeda dengan Ms. Word yang tampilannya berbentuk lembaran halaman sesuai ukuran kertas cetak, Microsoft excel merupakan aplikasi berbasis spreadsheet dimana bab utamanya berupa kumpulan cell yang terbentuk dari pertemuan grid baris dan kolom.

Anda sanggup membayangkan menciptakan sebuah tabel di MS. Word dengan ribuan kolom dan sejuta lebih baris? Apakah kolom dan baris tersebut sanggup dimuat dalam 1 lembar kertas ukuran A4 (21cm x 27,9cm)?

Dengan excel hal tersebut sanggup saja dilakukan, hanya saja tampilannya tentunya akan sangat kecil dan tidak terbaca oleh mata.

Dari citra di atas yang saya ingin sampaikan bahwa excel mencetak lembaran dokumen dengan persentase tertentu sehingga tampilan hasil print sanggup membesar atau mengecil dari ukuran aslinya.

Untuk itu ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum mencetak file atau nge-print di excel:

1. Anda harus pandai-pandai mengatur isi data yang akan di cetak. Kalau memungkinkan pisahkan isian data yang hanya dipakai sebagai database dengan data yang akan diprint out.
   
   • Untuk data yang hanya akan disimpan dalam file excel isiannya sanggup melebar sebanyak kolom excel yang tersedia.
   • Untuk data yang akan di cetak sebaiknya tidak terlalu lebar (melibatkan banyak kolom) sehingga akan terpotong atau terlalu kecil ketika di cetak jikalau dipaksakan muat dalam 1 lembar kertas.
2. Pastikan pengaturan ukuran kertas di excel dan jenis kertas pada printer sudah sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan untuk mencetak dokumen excel tersebut.
3. Tentukan margin atau batas cetak sesuai kebutuhan.
4. Gunakan Jenis Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan hasil cetak dokumen.
5. Untuk jenis dokumen yang lebar dengan banyak kolom, sebaiknya gunakan Lanscape Orientation atau halaman mendatar.
6. Sesuaikan Print Area jikalau ingin mencetak sebagian atau beberapa bab dari sebuah worksheet saja.
7. Jika Halaman yang akan diprint cukup panjang sehingga terbagi menjadi beberapa halaman, pastikan pergantian setiap halaman (Page Break) sudah sesuai harapan Anda.
8. Gunakan pengaturan skala pencetakan untuk mengatur skala hasil cetak atau membagi hasil print dalam beberapa halaman yang Anda tentukan.

Supaya lebih jelas, masing-masing akan saya jelaskan lebih lanjut pada bab berikutnya di bawah ini.

Jika diharapkan sebelum mencetak file excel Anda juga sanggup menambahkan Header & Footer pada Excel. Panduannya sanggup Anda pelajari pada halaman berikut: Membuat Header dan Footer di Excel

Menentukan Ukuran Kertas Cetak di Excel

Setelah data siap di cetak, hal pertama yang harus anda pastikan sebelum print file di excel yakni mengatur ukuran kertas.

Pastikan ukuran kertas di excel sudah sesuai dengan jenis kertas cetak Anda.

Untuk menentukan ukuran kertas yang tersedia di excel sanggup Anda lakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Size.

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel mengikuti Printer default yang Anda gunakan. Untuk menciptakan ukuran kertas lain sanggup Anda tambahkan dengan melaksanakan pengaturan pada setting printer.

Menyesuaikan Margin Halaman Excel

Seperti umumnya mencetak sebuah file dokumen, sehabis menentukan jenis ukuran kertas, Anda perlu menyesuaikan batas halaman cetak.

Cara yang sederhana yakni dengan menentukan hidangan Margin yang ada di Tab Layout.



Pada hidangan Margin excel sudah menyediakan tiga nilai default margin: Normal, Wide, dan Narrow. Jika Anda membutuhkan untuk menentukan Margin atau batas cetak secara manual, pilih saja hidangan Custom Margins.

Pada kotak obrolan Page Setup yang muncul ketika Anda menentukan hidangan Custom Margins, selain menyesuaikan margin halaman, terdapat opsi komplemen untuk menciptakan hasil cetak center atau berada pada posisi tengah halaman kertas cetak baik secara vertikal atau horisontal.



Apabila Anda mencentang opsi ini, maka excel akan mencetak dokumen Anda persis ditengah halaman kertas.

Melihat Tampilan Printout Dengan Page Layout View

Saat membuka file baru, defaultnya excel akan memperlihatkan jenis tampilan normal. Jenis View yang lain, yakni "Page Layout" akan cukup membantu Anda menciptakan hasil print file excel yang rapi dan tidak terpotong.

Setelah jenis dan ukuran kertas cetak sesuai, gunakan Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan dokumen yang akan anda print terlihat di atas kertas.

Caranya yakni dengan menentukan tombol Page Layout yang ada di Tab View--Group Workbook Views.



Saat jenis tampilan "Page Layout" ini aktif, excel akan menampilkan secara terang bagaimana data-data Anda terlihat di atas kertas termasuk dibagian mana saja dokumen yang akan Anda print terpotong.

Mengubah Orientasi Halaman Cetak Excel

Pada banyak masalah hasil cetak yang terpotong di excel sanggup diselesaikan hanya dengan mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar.

Secara default model halaman cetak pada microsoft excel yakni portrait, vertikal atau berdiri. Namun jikalau halaman yang akan anda print terdiri dari banyak kolom, Model cetak horizontal, landscape atau mendatar tampaknya akan lebih cocok. Sehingga kolom-kolom yang akan di cetak pada kertas sanggup muat dalam ssatu halaman.

Untuk menentukan orientasi halaman cetak di excel sanggup Anda lakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Orientation.

Menyesuaikan Print Area

Secara default ketika mencetak lembaran file excel maka seluruh bab yang cell yang ada isinya akan dicetak. Jika Anda hanya membutuhkan beberapa bab saja yang di print out, maka Anda sanggup mengaturnya dengan menyesuaikan pengaturan area cetak (Set Print Area).

Cara menentukan Area cetak document di excel yakni sebagai berikut:

1. Pilih range cell atau bab mana yag ingin Anda print
2. Pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Print Area, pilih hidangan Set Print Area.

Misal pada pola ini saya hanya ingin mencetak data untuk tahun 2017 saja pada kolom A:F.

Menyesuaikan Page Break (Pergantian Setiap Halaman) Cetak

Apabila halaman yang akan anda cetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris-baris data, maka dokumen Anda akan terbagi menjadi beberapa halaman.

Untuk bab ini akan lebih gampang dilihat jikalau Anda mengaktifkan tampilan Page Break Preview yang sanggup anda aktifkan pada Tab View--Group Workbook Views.



Jika Anda perhatikan tampilan page break preview di atas, Microsoft Excel akan mencetak Print Area yang sudah terpilih menjadi 2 halaman. Yakni bab yang ada di dalam garis biru. Sedangkan bab diluar garis tidak akan ikut tercetak.

Garis putus-putus pada tampilan tersebut memperlihatkan page break atau potongan pergantian halaman cetak.

Menambahkan atau Menyesuaikan Page Break Excel

Pada pola di atas contohnya Anda ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32, sehigga data dengan awalan Sulawesi tercetak di halaman ke-2.

Untuk mengatur page break ada 2 cara yang sanggup Anda lakukan:

Cara pertama, letakkan kursor sempurna pada garis putus-putus kemudian tekan klik kiri dan tahan. Kemudian tarik ke arah atas atau bawah sehingga garis tersebut sempurna di atas baris ke-32.



Cara kedua, letakkan kursor pada range atau sel yang ada di baris ke 32. kemudian pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Menu Breaks, kemudian pilih hidangan Add Page break.

Menghapus Page Break Excel

Jika terdapat page break yang berlebihan atau tidak sesuai Anda juga sanggup menghapusnya.

Caranya cukup mudah. Letakkan kursor pada cell dibawah page break yang ingin di hapus kemudian pilih hidangan Remove Page Break.

Apabila ingin megembalikan letak Page break ibarat sedia kala, pilih hidangan Reset All Page Breaks.

Mengatur Skala Pencetakan

Selain mengatur area cetak dan page break, ibarat yang sudah saya sampaikan di awal, sebenarnya excel intinya mencetak menurut penskalaan (istilahnya benar tidak ini).

Di Exel anda sanggup mengatur halaman yang akan anda cetak ingin dibagi dalam berapa halaman secara mendatar dan berapa halaman secara menurun. Yakni dengan mengatur hidangan Width dan height pada Group Scale to fit yang ada di Tab Layout.



Biasanya yang perlu di atur yakni ukuran width-nya menjadi 1 page sedangkan heightnya cukup automatic sehingga excel akan menyesuaikan ukuran tinggi halaman secara otomatis.

Maksud Height dan Width disini bukan tinggi dan lebar ukuran perhalaman. Namun membagi banyak halaman secara mendatar dan menurun dalam jumlah page/halaman tertentu.

Selain mengatur pembagian halaman dalam satuan angka integer, Anda juga sanggup mengatur penskalaan halaman ini dalam satuan persen.

Untuk data yang cukup lebar Anda sanggup mengecilkan persen skala dan sebaliknya untuk data yang relatif ramping Anda sanggup membesarkan skalanya.

Setelah-hal-hal di atas sudah Anda lakukan kembali lakukan pengecekan (Print Preview) untuk memastikan bahwa hasil Print data akan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jika sudah sesuai maka file excel Anda sudah siap untuk diprint/dicetak dengan printer kesayangan Anda.

Sekian untuk pembahasan perihal cara print excel kali ini. Jika masih ada yang perlu ditanyakan silahkan sampaikan pada kolom komenta yang tersedia.

Location:

Share :